De nos jours, l’accès à un document d’entreprise est possible presque partout. Et si vous dopiez votre productivité et gagniez du temps en offrant à vos employés la possibilité de créer et gérer des contenus pendant leurs déplacements ?

L’ère du numérique est en passe de révolutionner notre manière de travailler avec des documents et des contenus, grâce à des techniques et des outils inédits. À chaque apparition d’une technologie révolutionnaire, les entreprises les plus innovantes voient leur productivité propulsée vers des sommets, à mesure qu’elles abandonnent leurs outils manuels ou obsolètes au profit de plateformes numériques et autres processus automatisés.

La suite Microsoft Office permet aujourd’hui de créer une grande diversité de contenus en quelques clics. Les modèles de document et les présentations préconfigurées évitent de recréer inutilement les mêmes documents de toutes pièces, tandis que les systèmes de gestion de contenu automatisent la création de documents, tout en accélérant les procédures et en éliminant les freins à la productivité.

Parallèlement, la multiplication de appareils tels que les smartphones et les tablettes se traduit par la possibilité d’accéder aisément et à tout moment aux documents et contenus professionnels.

L’accroissement de la productivité avec ces outils et applications s’appuie sur une raison supplémentaire : outre le fait qu’ils modifient le mode d’utilisation des documents et accélèrent les procédures de travail, ils déterminent également où nous travaillons.

La mobilité est plus une question de voyage que de destination

Pensez à tout ce temps gaspillé lors des voyages d’affaires, des trajets en bus ou en train, ou dans les salles d’attente, ou encore à ces temps morts entre deux réunions… En clair, à tout ce qui provoque une réelle frustration, alors que tant de tâches urgentes s’accumulent. Grâce aux outils de nouvelle génération, ce temps perdu peut au contraire être mis à profit pour travailler sur une présentation ou un projet important.

En dématérialisant les tâches depuis un lieu physique, vous autonomisez votre équipe et favorisez sa productivité et sa créativité, en lui permettant d’extraire des informations depuis un document de travail, puis de gérer ses tâches à son propre rythme, y compris en déplacement. Au lieu d’accroître sa complexité, l’activité nomade rend le travail plus intelligent!

Cette flexibilité vous offre la garantie de rendre votre organisation attrayante pour de nouveaux talents créatifs et d’en faire un lieu de travail agréable, ce qui sont les caractéristiques essentielles des équipes hautement productives.

La promotion efficace d’une culture de la mobilité auprès des membres de votre équipe ne tombe pas nécessairement sous le sens. Pour cela, vous devez avoir à l’esprit deux points importants:

Le choix des outils adéquats est crucial

L’un des défis majeurs posés par le télétravail, c’est l’obligation de recréer parfois de toutes pièces un document déjà existant, alors que les données permettant de le remplir sont stockées dans un modèle sur votre ordinateur de bureau.

Même si le document s’ouvre correctement sur votre tablette avec un logiciel de traitement de texte, l’accès physique à votre ordinateur de bureau peut être requis pour accéder aux pièces jointes, signatures d’e-mail et autres modèles nécessaires pour accélérer vos tâches quotidiennes. Dans certains cas, la configuration nécessite même l’usage de copies obsolètes de fichiers ou de modèles stockés dans votre messagerie ou sur votre appareil, au risque de créer des documents incompatibles ou non-conformes aux exigences de votre société.

La seule solution viable consiste à acquérir des outils et des logiciels capables de s’intégrer à l’ensemble de vos dispositifs. Un gestionnaire de signatures électroniques, par exemple, permet à votre siège social de vérifier que vos documents sont signés numériquement à l’aide d’informations à jour et qu’ils incorporent les promotions requises, ce qui vous évite d’avoir à tout contrôler lors de chacun de vos déplacements.

Un logiciel de gestion documentaire vous garantit également l’accès intemporel aux contenus et modèles internes les plus récents. Templafy vous permet par exemple de créer n’importe où des fichiers compatibles avec les chartes de votre entreprise. En cas de non-conformité, l’application vous alerte directement. L’intégration aisée à l’ensemble des plateformes bureautiques et à une multitude de périphériques vous permet d’extraire un modèle à tout moment, que vous travailliez à votre bureau ou sur votre tablette lors d’un voyage d’affaires.

Le bureau devient de plus en plus mobile

Pour exploiter les avantages de la mobilité, il ne suffit pas d’encourager vos employés à travailler à domicile ; vous devez également promouvoir le gain de temps et la capacité à œuvrer depuis n’importe quel lieu.

Le travail nomade exige bien plus que la simple mise en place d’outils appropriés ; il appelle une harmonisation complète de l’environnement de travail avec la révolution de l’autonomisation, par le biais de fonctionnalités telles que la mise à disposition de prises pour ordinateurs portables et tablettes, ainsi que d’un réseau Wi-Fi à haut débit. Par chance, l’espace public se dote progressivement des moyens adaptés à la mise en œuvre de « bureaux mobiles », en répondant à l’exigence croissante des utilisateurs d’avoir accès à leurs documents en tout lieu et à tout moment.

Prenons le cas de la France : après avoir déployé le réseau Wi-Fi dans plusieurs dizaines de gares ferroviaires à travers le pays, le gestionnaire du réseau ferré national, la SNCF, a installé le Wi-Fi haut débit sur la ligne Lyon-Paris en 2016. La technologie inédite employée permet pour la première fois de rendre un réseau à haut débit opérationnel dans un train atteignant des vitesses de pointe de 300 km/h. Une preuve, s’il en est, que notre environnement physique est capable de répondre de façon innovante aux défis d’une mobilité qui se généralise de jour en jour. Même un train filant à toute allure vers Paris peut ainsi devenir un bureau mobile fonctionnel, capable de fournir vos documents à distance et de faciliter vos tâches durant votre trajet.

Autre exemple, les avions : autrefois, monter à bord imposait la contrainte d’une déconnexion complète, même si vous deviez assister à une réunion ou une conférence importante, ou peaufiner un exposé ou un document crucial. Aujourd’hui, les liaisons aériennes répondent aux besoins des voyageurs d’affaires grâce au déploiement de connectivités pour les passagers jusqu’à une altitude de 10 500 mètres, qui offrent la possibilité de travailler sur des contenus pendant le vol.

C’est un fait établi : l’univers qui nous entoure répond de mieux en mieux aux besoins de la main-d’œuvre mobile. Encouragez, par conséquent, vos employés à saisir les opportunités offertes par les espaces publics pour les transformer en espaces de travail… pour peu qu’ils renoncent de temps à autre à la tentation de contempler le paysage par le hublot !

Pour en savoir plus sur la manière dont Templafy peut rationaliser la création de vos documents mobiles, demandez conseil à notre service commercial. Écrivez à sales@templafy.com.